La gestion des tâches administratives est un élément essentiel pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Cependant, ces missions sont souvent fastidieuses et chronophages, ce qui peut empêcher les dirigeants de se concentrer sur leur cœur de métier et entraver la productivité de la société. Pour remédier à cela, l’embauche d’un assistant administratif s’avère être une solution efficace.
Comment savoir si votre entreprise bénéficierait des services d’un assistant administratif ?
Le premier signe que votre entreprise pourrait bénéficier des services d’un assistant administratif est la surcharge de travail relatif à ce domaine. Vous ou vos employés passez alors trop de temps à gérer les tâches telles que :
- la réception du public,
- les appels téléphoniques,
- le traitement des courriers,
- la comptabilité,
- la gestion des stocks et des fournitures.
Comme expliqué sur le site 3h18.fr, une entreprise perd environ 3 heures et 18 minutes par jour pour effectuer les missions administratives lorsqu’elle n’a pas un département dédié à cela. Divers problèmes peuvent alors résulter de cette absence d’agent administratif. On peut notamment citer les risques pour la santé du personnel dus au stress, au burn-out, à la dépression et aux tensions internes. À cause du manque d’expertise, l’entreprise risque aussi des erreurs de saisie, des pertes de données, voire pire, l’exposition des informations confidentielles des clients.
Faut-il embaucher un salarié ou un assistant administratif externe ?
Au vu des risques évoqués précédemment, l’importance d’avoir un assistant administratif devient plus qu’évidente. Vous avez alors le choix entre embaucher un salarié en CDI et solliciter un agent externe. Chaque alternative a ses avantages et ses inconvénients.
L’embauche d’un salarié peut offrir une grande flexibilité en termes de disponibilité, mais vous devez également assumer les coûts associés au recrutement, à la formation, aux prestations sociales et aux cotisations patronales. Solliciter un assistant administratif externe peut vous permettre d’être plus souple en termes de budget, mais celui-ci risque d’être moins impliqué dans votre culture d’entreprise s’il n’est pas bien choisi. Cela dit, force est de constater que l’externalisation administrative devient de plus en plus populaire auprès des petites et grandes entreprises pour de nombreuses raisons : meilleure maîtrise du temps et des coûts, plus de concentration sur l’activité principale, gain de performance…
Pour faire le bon choix, il convient d’étudier attentivement les besoins immédiats et à long terme de votre société en ce qui concerne les tâches administratives à réaliser. Tenez aussi en compte vos possibilités en matière de budget et vos critères de sélection pour les profils qui correspondent à votre entreprise.
Comment trouver le bon professionnel pour vos tâches administratives ?
Trouver le bon assistant administratif peut être un véritable défi, surtout lorsque le manque de temps est déjà le principal problème que vous devez résoudre. Cela dit, il est possible de vous affranchir des procédures les plus fastidieuses comme le recrutement et la gestion du personnel en vous faisant accompagner par des professionnels de l’externalisation.
Vous n’aurez qu’à préciser les missions à déléguer et à définir vos attentes. Les spécialistes rechercheront à votre place le meilleur assistant administratif qui saura mener à bien chaque tâche. Les critères de recherche seront basés sur les compétences techniques que vous recherchez chez la nouvelle recrue, la situation géographique de votre entreprise, le volume et la fréquence des missions, etc. Une fois sélectionné et briefé, votre assistant administratif pourra travailler à distance ou dans vos locaux, selon vos désirs.