Le Procure to pay est un logiciel utilisé pour faciliter le cycle des achats au sein des entreprises. Il est devenu un enjeu stratégique à l’heure de la dématérialisation. Sa mise en place s’effectue en plusieurs phases et toutes les organisations modernes gagnent beaucoup en l’adoptant. Souhaitez-vous mieux cerner ce concept ? Voici tout ce que vous devez savoir au sujet du Procure to pay.
Le Procure-to-pay : de quoi s’agit-il ?
Le procure to pay est un nouveau concept encore connu sous l’appellation P2P ou Purchase-To-pay. Il se rapporte à l’ensemble des procédures d’achats en entreprise. Elle prend en compte les règles applicables à la détermination des besoins jusqu’au règlement de la facture. Le P2P englobe également le processus d’identification des produits ainsi que la manière de gérer les commandes. Il s’agit donc d’une solution digitale mise en place pour diriger de A à Z tout le cycle d’achat en entreprise.
Quels sont les avantages du procure to pay ?
Le recours au cycle automatisé d’achat procure to pay présente de nombreux avantages. C’est une solution indispensable pour l’optimisation de la gestion des processus des cycles d’achats en entreprise. L’adoption de ce concept contribue aussi à accélérer le processus de digitalisation au sein des organisations.
Il faut noter par ailleurs qu’un logiciel P2P intègre des paramètres permettant à la fois la vérification, la validation et le suivi des achats. Cette multifonctionnalité est une aubaine pour les responsables chargés de la gestion des achats au sein des entreprises. En effet, cela leur permet de gagner en efficacité et de contrôler au mieux le flux des dépenses.
Grâce à cela, les chefs d’entreprises parviennent à réaliser d’importantes économies. Cela s’explique par le fait que la gestion automatisée des achats permet en effet de réduire le personnel à consacrer à ces types de missions. Ce capital humain peut être donc réaffecté à d’autres tâches pour booster les résultats de l’entreprise.
Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en place le procure to pay ?
Il faut noter aux primes abords qu’il n’existe pas un modèle standard de P2P. Chaque marque définit donc sa stratégie en se basant sur ses besoins.
La requête d’achat
Dans un cycle de procure to pay, la requête d’achat se décline en plusieurs actions. Il faut d’abord effectuer une recherche des produits. Ensuite, il faut constituer le panier d’achat. Ce n’est qu’après cela que vous pouvez formuler la demande d’achat. Un certain temps est accordé au traitement avant que la requête ne soit autorisée.
L’approvisionnement
La phase de l’approvisionnement en procure to pay se déroule aussi en plusieurs séquences. Vous devez d’abord générer le bon d’achat ou de commande qui doit être transmis au fournisseur. Les marchandises achetées sont suivies jusqu’à leur livraison. Le logiciel procède ensuite à un examen virtuel de conformité des produits livrés à la commande initiale.
La gérance des factures émises par les fournisseurs
Le concept procure to pay concerne aussi la gestion des factures émises par les fournisseurs. Dans ce cadre, le logiciel vous permet de simplifier la réception et le dépouillement de ces pièces justificatives.
L’étape du règlement de la facture
Le logiciel procure to pay est aussi impliqué dans le processus de paiement de la facture. Il intervient également au moment de l’actualisation des livres de comptes du fournisseur.