Business Review » Rubrique Entreprise » Pourquoi opter pour la fiche de paie en ligne ? | décembre 2022

Pourquoi opter pour la fiche de paie en ligne ?

À chaque fin de mois, la gestion de paie est une opération complexe et chronophage pour le service dédié au sein des entreprises. Si une série d’éléments et de facteurs peuvent être récurrent d’un mois à l’autre, il faut en revanche veiller à intégrer les variables relatives à chaque employé, éditer, distribuer et sauvegarder les fiches de paie, s’assurer du respect des règles et normes en vigueur. Fort heureusement, les solutions pour faciliter la réalisation de cette tâche se multiplient, notamment grâce aux outils de numérisation et de gestion de paie en ligne. Vous hésitez encore à basculer la gestion et l’édition des salaires sur un logiciel de paie en ligne ? Voici quelques raisons qui devraient vous convaincre.

Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?

Par opposition à la fiche de paie papier, la fiche de paie en ligne est une version numérisée de ce document établi chaque mois pour chacun des salariés d’une entreprise. Au-delà du document final, ces l’ensemble du processus d’édition qui est digitalisé. Cette possibilité de remettre des bulletins de salaire par voie électronique existe depuis le 1er janvier 2017 et est même largement encouragée par l’État depuis 2018 et l’obligation pour l’employeur de fournir à ses salariés un bulletin de paie simplifié. Du point de vue légal, la fiche de paie en ligne a exactement la même valeur qu’un bulletin papier dans la mesure où elle reprend l’ensemble des informations et fonctions d’une fiche de paie traditionnelle.

Les avantages de la fiche de paie en ligne

Si l’on évoquait en introduction les avantages du recours à une solution numérique pour la gestion de paie et l’édition de bulletin dématérialisée, les avantages de ce type de document concernent à la fois l’employeur et le salarié. Voici les atouts pour chacun des deux partis :

Les avantages du bulletin de paie numérique pour l’employeur

Les employeurs et plus particulièrement les services comptables et les gestionnaires de paie sont assurément les 1res cibles des éditeurs de solution de paie en ligne comme Payfit ou Listo Paye, le but de ces logiciels étant de simplifier et optimiser les opérations :

  • Gain de temps : avec un maximum d’opérations automatisées, depuis la remontée des données relatives aux salariés jusqu’à l’expédition par mail en passant par le calcul de la paie ou encore l’intégration des nouvelles normes… Les comptables et/ou gestionnaires de paie réalisent un véritable gain de temps sur des opérations habituellement chronophages.
  • Précision et sérénité : créés par des éditeurs spécialistes de l’ensemble des questions relatives à la gestion de paie, les logiciels de paie en ligne réduisent considérablement les erreurs de gestion grâce à des tâches automatisées et la mise à jour automatisée des outils selon la législation en vigueur.
  • Des économies pour l’entreprise : le gain de temps réalisé par les gestionnaires de paie constitue une première économie pour les entreprises. Celui-ci se traduit également par la réduction des frais d’impression ou d’envoi des bulletins par La Poste et la réduction des frais d’archivage.

Les avantages de la fiche de paie en ligne pour l’employé

  • Un accès facilité : prêt immobilier, dossier administratif… Il est régulièrement nécessaire de fournir un ou plusieurs bulletins de paie pour réaliser des démarches. La fiche de paie en ligne offre un accès facilité, où et quand cela est nécessaire, avec un simple accès web.
  • Une sauvegarde sécurisée : le risque de perte des anciens bulletins de paie existe, que ce soit en raison d’une perte ou d’un accident (incendie, inondation, cambriolage…). Enregistrées sur un coffre-fort numérique sécurisé, les fiches de paie en ligne sont ainsi protégées. Il est même recommandé de numériser ses anciens bulletins de salaire.
  • Une démarche plus écologique : les entreprises y sont sensibles, les salariés peut-être plus encore. La fiche de paie en ligne limite le recours au papier à l’encre et le transport.

Comment choisir un logiciel d’édition des fiches de paie en ligne

Au-delà des réels atouts et avantages que peut avoir la gestion et l’édition des bulletins de paie numérisés, encore faut-il choisir le bon outil, répondant à la fois à la volonté de gain de temps, à la facilité de traitement et à la conformité des données. Voici donc quelques points à prendre en compte pour sélectionner un éditeur et/ou une solution adaptée aux besoins de votre entreprise :

  • Optez pour une solution évolutive : le nombre de salariés ou le nombre de personnes en charge de la paie peuvent évoluer. Assurez-vous que le logiciel choisi pourra bien accompagner votre entreprise dans ses évolutions à venir.
  • Mise à jour des informations légales : la législation relative aux salaires et aux bulletins de paie est régulièrement amenée à évoluer. Vérifiez que le logiciel sélectionné sera mis à jour au fil de l’évolution des normes et règles en la matière.
  • Automatisation des déclarations sociales : Au-delà de la paie elle-même, le processus s’accompagne d’une série de déclarations sociales. Dans l’idéal, votre logiciel de paie devra automatiser la création et l’envoi des déclarations sociales.
  • Simplicité et facilité d’utilisation : parce que vous n’êtes pas un expert de l’informatique, parce que votre équipe comptable peut évoluer, la solution choisie doit proposer une interface simple et intuitive pour garantir la rapidité de traitement et les processus de transition.
  • Un support réactif : au-delà de la formation généralement proposée lors de la souscription à un logiciel de paie en ligne, il peut arriver que vos équipes se trouvent confrontées à des blocages ou au besoin de fonctions précises. Votre éditeur doit pouvoir vous proposer un support réactif pour débloquer rapidement les situations problématiques rencontrées par vos équipes.

Le bulletin de salaire en ligne devient de plus en plus populaire en raison de la commodité qu’il offre aux employés et aux employeurs. Avec la possibilité d’accéder à votre fiche de paie de n’importe où et à tout moment, la fiche de paie en ligne est un excellent moyen de suivre vos revenus et vos déductions. De plus, grâce aux identifiants de connexion sécurisés, vous pouvez être sûr que vos informations personnelles sont protégées.

À Propos de l'auteur : Lucas

Entrepreneur dans l'âme, j'ai à cœur de vous partager ma fibre entrepreneuriale.