Business Review » Rubrique Entreprise » Passer de la facturation manuelle à un logiciel : les étapes à suivre | février 2025

Passer de la facturation manuelle à un logiciel : les étapes à suivre

En dépit de ses avantages, la facturation manuelle expose les entreprises à des erreurs fâcheuses. En plus des risques de non-conformité, l’émission et la gestion manuelle des factures entraînent des difficultés de suivi et complexifient véritablement les processus de recouvrement.

Face à ces difficultés, de plus en plus d’entreprises adoptent les logiciels de facturation, des solutions modernes qui fluidifient la gestion de la comptabilité. Quelles sont les étapes pour passer de la facture manuelle au logiciel de facturation ? Des éléments de réponse ici.

Étape 1 : l’identification des besoins

Les logiciels de facturation ont de nombreuses utilités. Comme leur nom l’indique, ils servent avant tout à émettre des factures. Néanmoins, ils proposent également plusieurs fonctionnalités qui permettent aux entreprises de gérer efficacement leur comptabilité. Désireux d’en savoir plus sur ces outils ?

Concrètement, en dehors de l’émission des factures, les logiciels de facturation offrent la possibilité de sauvegarder les documents dans un espace de stockage. Il devient alors relativement simple de consulter les archives pour suivre des commandes, émettre des bons de livraison et garder un regard attentif sur les avoirs.

Mieux, les logiciels disposent généralement d’une option de recouvrement. Ils permettent notamment de gérer les impayés, d’envoyer les relances et de tenir la comptabilité des versements effectués. Par conséquent, avant d’entamer une transition de la facturation manuelle vers un outil de moderne, il est indispensable de déterminer les besoins réels qu’il entend satisfaire.

Étape 2 : le choix d’un logiciel de facturation

L’identification des besoins est capitale parce qu’elle permet de connaître la principale utilisation qui sera faite du logiciel de facturation. Ces besoins permettent alors d’identifier le logiciel qui correspond le mieux aux besoins de l’entreprise.

Justement, la deuxième étape du passage de la facturation manuelle à un outil en ligne est le choix du bon logiciel. Pour prendre une décision éclairée, il faut recenser les principaux logiciels du marché et leur appliquer un filtre d’évaluation.

Dans les faits, le premier élément à prendre en compte est l’ergonomie du logiciel. Les meilleurs outils du marché proposent des fonctionnalités analogues. Toutefois, il est indispensable de choisir un outil facile à utiliser et qui peut être pris en main par des utilisateurs qui ne disposent pas nécessairement de compétences techniques.

Le deuxième élément décisif est la taille de l’entreprise. Bien souvent, les PME ont besoin d’un logiciel flexible et personnalisable. Inversement, les grandes entreprises privilégient des outils plus rigides qui embarquent un logiciel de gestion intégré.

En outre, le dernier élément à prendre en compte est le coût du logiciel. En général, le coût d’utilisation de ces logiciels dépend des fonctionnalités mobilisées. Prenez donc le soin de choisir les fonctionnalités utiles à votre entreprise pour optimiser le coût d’utilisation du logiciel.

Bon à savoir : n’hésitez pas à comparer les prix proposés par plusieurs logiciels. Dans certains cas, il est possible de faire des essais gratuits pour tester les fonctionnalités de l’outil.

Étape 3 : la transition proprement dite

Après avoir défini les besoins et choisi le bon logiciel, il est temps de passer à la transition proprement dite. Pour ce faire, il faut intégrer le logiciel aux outils de travail traditionnel (ordinateurs, tablettes, etc.) et former les équipes sur son utilisation.

Par la suite, il faut débuter l’utilisation progressive de l’outil et scanner les factures antérieures. Surtout, il est essentiel d’observer une période d’adaptation afin de cerner le fonctionnement de l’outil.

À Propos de l'auteur : Lucas

Entrepreneur dans l'âme, j'ai à cœur de vous partager ma fibre entrepreneuriale.