L’ère de la dématérialisation des entreprises est arrivée. En effet, l’idée de la dématérialisation de l’entreprise n’est pas nouvelle, mais elle a pris de l’ampleur ces dernières années. De nos jours, nous voyons cette idée prendre vie, alors que de plus en plus d’entreprises commencent à la mettre en œuvre.
Toutefois, il s’agit d’un sujet souvent mal assimilé. Ainsi, dans le but de vous aider, focus sur ce qu’il faut savoir à propos de la dématérialisation d’une entreprise.
Qu’est-ce que la dématérialisation d’entreprise ?
En premier lieu, commençons par une petite définition.
La dématérialisation d’une entreprise est le processus de conversion d’un objet en une forme immatérielle. En bref, il s’agit de transférer l’ensemble des dossiers papiers (ou autres) sur un support numérique.
Bien évidemment, cela peut se faire par l’automatisation, la numérisation ou en éliminant le besoin de biens physiques.
Finalement, les entreprises qui ont réussi à dématérialiser leurs opérations sont en mesure d’offrir une expérience plus personnalisée à leurs clients et d’économiser sur les coûts. Cependant, ce processus peut être difficile à exécuter et nécessite beaucoup de temps et de ressources.
Fort heureusement, il existe des outils pour accompagner les entreprises dans leur processus de dématérialisation. À ce propos, il existe par exemple le groupe Hexapage. Il s’agit du premier réseau national indépendant de spécialistes du document. Ainsi, Hexapage intégrateur Ricoh propose notamment 2 solutions avec SimplyGED et DocuWare.
Quels sont les avantages de la dématérialisation pour les entreprises ?
La dématérialisation présente de nombreux avantages pour les entreprises.
- Premièrement, il aide à centraliser les informations, ce qui facilite la localisation de tout document en quelques secondes. L’entreprise pourra donc mieux gérer ces documents en interne.
- Ensuite, il élimine également le besoin d’utiliser de l’espace pour stocker des documents, économisant ainsi de l’espace et de l’argent.
- Troisièmement, cela aide à sécuriser les données de l’entreprise.
Il est à noter que cette liste n’est pas exhaustive. Il existe encore d’autres avantages en faveur de la dématérialisation pour les entreprises.
Les bonnes actions à mener pour dématérialiser une entreprise
Dématérialiser une entreprise c’est bien, cependant encore faut-il savoir comment s’y prendre. Pour ce faire, voici 3 conseils en la matière pour mener sereinement ce projet à terme.
Planifier la dématérialisation
En premier lieu, il est important de planifier la dématérialisation. Pour l’exécution de cela, il est nécessaire de définir à l’avance les points suivants :
- La liste de documents à dématérialiser.
- Les règles à suivre en fonction des documents.
- Les activités qui seront impactées par ce changement.
Un changement progressif
Un autre point essentiel réside dans le fait de prendre son temps.
En effet, les changements dans les habitudes de travail doivent être progressifs, afin de ne pas perturber les employés. Il ne faut donc pas sauter les étapes. Pour ce faire, nous préconisons une stratégie de dématérialisation progressive.
Contrôler la dématérialisation
Pour finir, il est également extrêmement important de contrôler la dématérialisation. Effectivement, comment être sûr de l’avance et de la viabilité du projet ?
C’est pourquoi, il est primordial de mettre en place des indicateurs de performance pour évaluer les efficacités et l’avancement de ce changement.