En tant que propriétaire d’une entreprise, entrepreneur ou freelance, vous avez forcément conscience de l’importance des réunions avec vos clients pour l’avancement ou la validation des projets afin de faire des points régulièrement.
Aujourd’hui des professionnels font le choix de rencontrer leurs clients dans des cafés ou au sein de lieux non conventionnels comme des restaurants. Cependant un bureau ou une salle de réunion agréable et calme offrent un meilleur cadre pour séduire et courtiser vos clients. Mais par quels moyens trouver une salle de réunion adaptée à vos besoins mais également à ceux de vos clients ?
Emplacement et accessibilité
Lorsque vous choisissez une salle de réunion, l’un des choses les plus importantes à prendre compte est l’emplacement de celle-ci. Il est conseillé d’en trouver une dans un quartier relativement sûr, facile d’accès mais également facile à trouver.
Afin d’attirer et de rassurer vos clients, il vous faudra trouver un endroit offrant un parking sur place ou à proximité ou qui n’est pas éloigné des principaux axes de transport public (bus, tram, métro, etc …). Vous pouvez alors comprendre que vous allez choisir une salle de réunion située en centre ville pour que vos clients ou votre équipe puissent se rendre sur place dans les meilleures conditions.
En facilitant l’accessibilité à vos clients, ils apprécieront cette attention et sauront s’en rappeler à l’avenir.
Disponibilité des réservations
Un autre élément essentiel est la disponibilité des réservations. Il est parfois difficile de louer une salle de réunion en particulier si elle est connue de tous et qu’elle est populaire. Généralement, vous devez faire la location d’une salle des mois à l’avance pour être sûr de l’obtenir.
Nous vous conseillons d’opter pour un lieu que vous pouvez réserver une semaine à l’avance voir quelques jours avant le jour J. Ainsi vous éviterez de vous inquiéter concernant la disponibilité du lieu au moment où vous en avez besoin. Pour cela, vous pouvez faire le choix de contacter des centres d’affaires comme BBS afin de louer des salles de réunion à la dernière minute par exemple.
Sécurité des lieux
Lorsque vous louez une salle de réunion pour une durée précise, vous avez des risques d’être interrompu pendant votre entrevue. Nous vous conseillons de trouver une salle proposant un accès sécurisé au lieu pour vous éviter des problèmes. Il existe des salles pouvant être ouvertes uniquement avec une carte électronique ou un code d’accès, cela peut être une solution pour vous.
Il est important de réfléchir à cet aspect, vous pourriez renvoyer une mauvaise image à vos clients si vous veniez à être interrompu lors de votre présentation.
Installations et équipements sur place
Il va sans dire que la salle de réunion doit être équipée d’un matériel audio-vidéo moderne et fonctionnel. Vous devez également avoir accès à diverses fournitures de bureau, au cas où vous auriez besoin d’imprimer ou de scanner des documents importants pendant votre réunion.
Des réserves de thé et de café sont également appréciées, afin que vous puissiez offrir quelque chose à votre client pendant qu’il assiste à votre présentation. Certains espaces de bureaux proposent également un service de restauration, alors assurez-vous de vous renseigner sur ces aspects avant de choisir une salle de réunion.